der arbeitsmarkt | 05/2009 | Text: Doris Braun

So bewirbt man sich per E-Mail

Bewerbungen per E-Mail sind schnell und kostengünstig. Klick – weg. So schnell sie gesendet ist, genauso rasant kann die Online-Bewerbung Bewerber aus dem Rennen kippen, wenn sie gewisse ­Regeln nicht beachten.

Die Online-Bewerbung ist eine Errungenschaft der letzten Jahre. Die elektronische Bewerbung spart Porto und Kopierkosten. Dafür muss der Empfänger mehr Arbeit leisten, er muss die Dokumente ausdrucken und selbst zusammenstellen. Daher sollten ihm die Bewerbenden die Arbeit so einfach wie möglich machen. Sind bei der Bewerbung wichtige grundlegende Regeln vergessen gegangen, handelt man sich den Ärger der Personalabteilung ein und kippt womöglich aus dem Rennen. Auch bei der Ausführung ist der schnelle Klick nicht zu empfehlen. Es gilt, die Bewerbung vor dem Abschicken noch einmal kritisch zu überprüfen. Flüchtigkeitsfehler im Text des E-Mails sind ebenso schwerwiegend wie im Anschreiben auf Papier. Sie suggerieren dem Empfänger mangelnde Sorgfalt. Und erwartet man die nicht von seinen künftigen Mitarbeitenden?

Die lockeren Internet-Sitten gelten hier nicht

Nach wie vor ist ein schön gestaltetes Dossier eine Visitenkarte, das gilt auch für die Online-Bewerbung. Dabei gibt es manche Stolpersteine. Koni Habegger, Fachcoach für Bewerbungen des ­nationalen Anbieters arbeitsmarktlicher Massnahmen FAU (­Fachverein Arbeit und Umwelt), sieht die Schwierigkeit vor allem darin, dass im Vorfeld der elektronischen Bewerbung zu wenig genau recherchiert und abgeklärt wird, ob und in welchem Format sie überhaupt willkommen ist.
Ob eine elektronische Bewerbung oder das klassische, per Post verschickte Dossier sinnvoller ist, hat viel mit der Arbeitsweise der Personalverantwortlichen zu tun und erfordert eine genaue Vorabklärung durch den Bewerber. Koni Habegger kennt die unterschiedlichen Auffassungen: Bei der Suva sehe es die Personalabteilung nicht gerne, wenn sie für Bewerbende zuerst ein Dossier erstellen müsse. Bei der ­Credit Suisse wiederum werde die papierlose ­Bewerbung geschätzt. Es kommt also auf die jeweiligen internen Abläufe an, die im Vorfeld recherchiert werden müssen. Im Zweifelsfall ist ein E-Mail mit den zwei bis drei Anlagen Motiva­tionsschreiben, Lebenslauf und allenfalls einem Arbeitszeugnis und der Mitteilung, dass ein vollständiges Dossier folgt, eine gute Lösung.
Die elektronische Bewerbung per E-Mail muss genauso seriös angegangen werden wie ein konventionelles Stellengesuch. So gelten grundsätzlich die gleichen Regeln. Adolph Freiherr von Knigge schrieb in seinem Buch «Über den Umgang mit Menschen» 1790: «Und haben wir etwa gar Sprache und Beredsamkeit nicht in unserer Gewalt (...), wenn wir unsre Gedanken zu Papier bringen (...), so geschieht es, dass wir etwas schreiben, welches uns (...) sehr interessant scheint, jeden anderen aber gähnen macht und mit Unwillen gegen uns erfüllt.» Knigges Einsicht hat nicht an Aktualität eingebüsst.
Selbst wenn im Internet lockere Sitten herrschen, gehören Flapsigkeit oder SMS-Stil in keine Bewerbung. Auch die Regeln der Rechtschreibung und der Grammatik sind nicht ausser Kraft ­gesetzt, nur weil der Weg via elektronische Post geht und ein ­E-Mail schnell geschrieben und verschickt ist, was so manche zur Flüchtigkeit verleitet.
Nach wie vor steckt der Wurm vor allem in der Lesbarkeit der Dokumente, die der Empfänger nicht öffnen kann. Übliche Formate sind DOC-, RTF- und PDF-Dateien. Sie können mit der üblichen Bürosoftware geöffnet werden. Ist ein Dokument wegen eines falschen Formats nicht lesbar, könnten sich Personalverantwortliche zwar melden und beim Bewerber ein lesbares Format anfordern. Doch meistens drücken sie in solchen Fällen eher auf «delete». Besonders ärgerlich ist es, wenn die Bewerbenden zwar abgeklärt haben, ob eine E-Mail-Bewerbung überhaupt willkommen ist und welche Dokumente angehängt werden sollen, danach wegen einer exotischen Gratissoftware oder wegen überladener Dokumente und Bilder jedoch scheitern. Da dreht sich nicht nur das Sandührchen auf dem Bildschirm, solche Dinge sorgen auch bei den Rekrutierern für rote Köpfe und den Klick auf die Delete-Taste.
Massensendungen sind mit der heutigen Infrastruktur zwar ein Leichtes, doch die Devise lautet: So ausführlich wie nötig, so präzise und knapp wie möglich. Für die elektronische Zustellung der Unterlagen gilt es, einige Besonderheiten und banal scheinende, aber wichtige Regeln zu beachten.

Goldene Regeln: Das gilt es zu beachten

• Die erste Frage lautet: Ist eine Online-Bewerbung überhaupt ­erwünscht? Im Zweifelsfall ist es besser, bei der Personalabteilung nachzufragen. Es gibt auch Unternehmen, die lediglich Online-Bewerbungen über ein spezielles, auf ihrer Homepage eingebettetes Bewerbungs-Tool akzeptieren.

• Die Bewerbung soll sich an einen bestimmten Empfänger richten. Die zuständige Person zu eruieren, gehört mit zur Vorab­klärung.

• Eine Bewerbung per E-Mail soll nur mit einer persönlichen ­E-Mail-Adresse übermittelt werden. Absenderad­ressen wie

info@firma.ch vermitteln einen falschen Eindruck. Besonders schlüpfrig wirkende Adressen werden von Unternehmen automatisch aussortiert.

• Die Betreffzeile ist so zu gestalten, dass sofort ersichtlich wird, worum es geht. Beispielsweise: Ihr Inserat im «Zeitungsname» vom 11. Mai 2009: «Teamassistentin».

• Das E-Mail soll mit reinem Fliesstext verfasst sein. HTML-For­matierungen (in diesem Format wird oftmals Spam verschickt) und elektronisches Briefpapier sind zu meiden.

• Die Dateien sollten in einem geschützten Format abgespeichert sein. So reduziert sich die Gefahr, dass Missbrauch betrieben wird. Bewerber sollten auf exotische Dateiformate, die allenfalls nicht geöffnet werden oder zu verzerrten Darstellungen führen können, verzichten. Das PDF-Format ist für diese Aufgabe hervorragend geeignet.

• Nicht mehr als 2 MB Speicherplatz belegen: Eine Kurzbewerbung mit Brief, Lebenslauf und dem letzten Arbeitszeugnis reicht. Sämtliche Zeugnisse und Ausweise belegen oft zu viel Speicherplatz und verlangsamen das Handling und das Lesen der Unterlagen. Attachments gelten als potenzielle Virenträger und können mangels Programm oder Fachkenntnissen häufig nicht geöffnet werden. Das Nachreichen weiterer Bewerbungsunterlagen sollte angeboten werden.

• In der Regel werden Fotos und Gestaltungselemente nicht farbig ausgedruckt, sie müssen also auch im Schwarzweissdruck gut wirken. Schwarzweisse Elemente belegen zudem häufig weniger Speicherplatz. Als Format wird JEPG (.jpg) bevorzugt.

• Werden Zeugnisse und Ausweise in elektronischer Form angefordert, sollte man darauf achten, dass diese in einer Auflösung von 300 dpi eingescannt worden sind. Die Kopie der Kopie einer Kopie vermittelt einen schlechten Eindruck.

• Wer über eine eigene Homepage verfügt, bietet mit Vorteil Lebens­lauf, Zeugnisse und weitere Dateien zum Download an. Dabei sollen sensible Daten geschützt bleiben. In diesem Fall User- und Passwortangabe nicht vergessen.

• Für Online-Bewerbungen gelten dieselben Regeln der Rechtschreibung und Grammatik wie für Bewerbungen auf Papier.

• Ein Testversand an die eigene E-Mail-Adresse vor dem definitiven Versand ist sinnvoll.

•Schnell gesendet, aber auch zur Kenntnis genommen? Falls nach einer Woche noch kein Feedback der angemailten Person eingetroffen ist, sollte telefonisch nachgefragt werden, ob das E-Mail angekommen ist.