der arbeitsmarkt | 02/2009 | Text: Philipp Gafner

Dienstleistungen zwischen ­Karteikasten und Datenbank

Informationsmanagement ist eine Schlüsselaufgabe der Dienstleistungsgesellschaft. Fachleute für Information und Dokumentation (I+D) sorgen dafür, dass Daten, Akten, Literatur und Lehrmaterial professionell verwaltet und zur Verfügung gestellt werden – in Archiven, Bibliotheken und Dokumentationen.

Hans-Peter Brodbeck freut sich über das C5-Kuvert, das er in der Post vorgefunden hat. Es enthält die monatliche Dokumentation eines Fotografen über die Umgestaltung des Werk­areals St. Johann in Basel zum ambi­tiösen Novartis Campus. Der Archivar entnimmt dem Kuvert die CD-ROM, die Blattkopie, den Negativbogen und das Verzeichnis der Aufnahmen. Dann vergleicht er sorgfältig, ob die einzelnen Fotos überall vorhanden sind, die Dokumentation also lückenlos ist. Ausgewählte Aufnahmen baut er in seine digitale Präsentation über die Entwicklung des neuen Hauptsitzes des Pharmaunternehmens ein: Diese fasziniert die Besucher, wenn er Mitarbeitende, aber auch externe Gruppen durchs Archiv führt und sie für Aufgabe und Arbeitsweise dieser zentralen Einrichtung des Weltkonzerns sensibilisiert. «So sehen die Kolleginnen und Kollegen aus den diversen Abteilungen auch ein, weshalb sie ihre Geschäftsakten nach Erledigung ins ­Archiv abliefern sollten», unterstreicht der ehemalige «Dorfschulmeister», der sich an der Fachhochschule in Chur zum I+D-Spezia­listen ausbilden liess.

Stehen Akten zum Kassieren bereit, bedeutet das ihr Ende

Ist die Fotodokumentation kontrolliert, verzeichnet und fachgerecht in einer säure­freien Archivschachtel abgelegt, wird sie im Kardex verwahrt. Dieses automatische und klimatisierte Regallager sichert der Sammlung von Fotos aus der Firmengeschichte ein langes Leben. Als Nächstes bearbeitet Brodbeck eine interne Anfrage: Die Bild- und Schriftdokumente über die Pensionierten von Novartis sind aufzulisten und zur Verfügung zu stellen. Darauf steigt er ins Lager hinab, wo etliche Paletten mit Umzugsschachteln voller abgelieferter Akten stehen, die gesichtet werden müssen. Gleich daneben ruhen in Compactus-Anlagen genannten Rollregalen Laufmeter von «toten» Paten­ten. Diese werden nach und nach «kassiert», das heisst entsorgt. Der I+D-Fachmann hievt die schweren Kartons aufeinander - auch Knochenarbeit gehört zu seinem Job.
Heute stellen die Berufe, die unter dem Begriff «Information und Dokumentation» (I+D) zusammengefasst werden, hohe technische Ansprüche. Sie beschäftigen sich nicht nur mit Zeitungen, Zeitschriften, Büchern, Karten, Plänen, Akten und Fotos, sondern ebenso mit audiovisuellen Medien und allen Arten von elektronischen Dokumenten. I+D-Fachleute sind Allrounder: Sie müssen in der Lage sein, sich mit unterschiedlichsten Sachgebieten vertraut zu machen. Um Sachwissen zu erschliessen, nutzen und pflegen sie diverse Findmittel wie Bibliografien, ­Datenbanken und das World Wide Web und vermitteln die gewonnenen Informationen. «Der qualifizierte Umgang mit Information ist heute sehr wichtig, um Daten korrekt zu bewirtschaften», betont Thomas Kiser, Ausbildungsdelegierter Information und Dokumentation der Berufsverbände. «Man kann es mit der grafischen Branche vergleichen: Ob der geschulte Grafiker mit einem professionellen Gestaltungsprogramm ein Layout erstellt oder der tüftelnde Laie mit seinem Anwenderprogramm, macht einen grossen Unterschied.»
Grundlegend für gute Arbeit in Biblio­theken, in staatlichen wie privaten Dokumentationsstellen und Informationszentren sowie im Archiv sind Eigenschaften wie Dienstleistungsbereitschaft, Ordnungssinn, hohe Zuverlässigkeit, geistige Flexi­bilität, analytisches und systematisches ­Denken, technisches Verständnis, mündliche und schriftliche Kommunikations­fähigkeit sowie gute Sprachkenntnisse.

Zettelkasten ade - Datenbank ahoi

«In unseren Büros sieht es aus wie in einem kaufmännischen Betrieb. Die Digitalisierung der Arbeitswelt hat auch hier alles verändert. Natürlich bestehen gewisse Papierablagen weiterhin. Karteikarten sind aber verschwunden, wir benützen nur noch elektronische Findmittel», schildert Christoph Döbeli, der Leiter der Abteilung I+D im Erziehungsdepartement Basel-Stadt, den Wandel in der betrieblichen Informationsversorgung. So sehr Web-Tools und andere elektronische Arbeitsmittel die Branche verwandelt haben und heute prägen: Sie sind nur Mittel zum Zweck. Die Informationswissenschaft beschäftigt sich mit der Datenvernetzung. Datentechnologie an sich und Datenverarbeitung dagegen sind Sache der Informatik. Die Experten im Bereich I+D haben das ­Methodenwissen über den Umgang mit ­Information, während die IT-Spezialisten die Informationssysteme aufbauen und technisch betreuen.

Wie die Dokumente entstehen, macht den Unterschied

Vor zehn Jahren haben die traditionellen Einrichtungen Bibliothek, Dokumentationsstelle und Archiv damit begonnen, sich mit einem gemeinsamen Bildungsangebot im Arbeitsmarkt neu zu positionieren. Heute stellt sich angesichts einer bunten Palette von Aus- und Weiterbildungen die Frage nach Unterschieden und Gemeinsamkeiten der I+D-Berufe. «Sammeln, erschliessen, ablegen, erhalten und zur Verfügung stellen, aber auch vermitteln und beraten: Das ist der gemeinsame Nenner aller professionellen Tätigkeiten, die sich mit Dokumenten und Informationen beschäftigen», erklärt Thomas Kiser. Jeder Teilbereich dieses ungemein breiten Berufsfeldes funktioniere allerdings etwas anders.
Grob vereinfacht dargestellt: Der Bibliothekar sammelt und kauft Informations­träger an, stellt sie bedarfsgerecht zur Verfügung, berät und unterstützt die Kundschaft bei Auswahl, Bestellungen und Nachforschungen. Die Dokumentalistin trägt Informationen in Form von Daten oder Belegen zusammen, bereitet sie so auf, dass sie einen aktuellen Überblick über ein Themengebiet ermöglichen, und vermittelt sie aktiv weiter. Der Archivar hat den Auftrag, Akten oder Daten zu sichten, zu bewerten, zu ordnen, auffindbar zu lagern und gegebenenfalls nach Ablauf einer - gesetzlich oder intern - definierten Frist zu vernichten. Nicht zuletzt spielt heutzutage die Dienstleistung am (internen oder externen) Kunden eine entscheidende Rolle, in Dokumentationsstellen ebenso wie in Archiven. Ein zentrales Differenzierungsmerkmal zwischen Archiv einer­seits und Bibliothek und Dokumentation andererseits besteht in der Entstehungsart der Dokumente. «Die vom Archiv übernommenen Unterlagen sind aus der Tätigkeit von Organisationen in Wahrnehmung der jeweiligen Aufgaben entstanden und nicht, wie es bei Sammlungsgut der Fall ist, durch Kauf oder Schenkung erworben worden», präzisiert Walter Dettwiler, der Leiter des Novartis-Archivs.

Gärtchendenken, Mobilität und Generationenwechsel

Bibliotheken machen bei weitem den Gross­teil der I+D-Betriebe aus, Dokumentationsstellen schätzungsweise weniger als ein Fünftel und Archive noch weniger. In diesen sogenannten ABD-Institutionen herrscht oft noch ein Selbstverständnis der kleinen, feinen Unterschiede, das nicht selten im Gärtchendenken gipfelt.
Ähnlich vielschichtig ist die Bildungslandschaft der I+D-Berufe: Es gibt die Lehre zum I+D-Fachmann, die Fachhochschulausbildung zur I+D-Spezialistin und das I+D-Nachdiplomstudium an Hochschulen. Dane­ben werden spezifische Kurse für Archivarinnen und Archivare sowie für das Fachpersonal von Schul-, Gemeinde- oder Hochschulbibliotheken angeboten. Die berufliche Grundlehre wird zurzeit basierend auf der Revision des Berufsbildungsgesetzes von 2002 überarbeitet. Diese Reform der ­Ausbildung in den Betrieben, an den Schulen und in den überbetrieblichen Kursen tritt dieses Jahr in Kraft. «Wir begrüssen die neue Bildungsverordnung», lässt der Schweizerische Verband für Berufsberatung verlauten. «Weiter stellen wir erfreut fest, dass nun den drei heterogenen Bereichen ABD mehr Rechnung getragen wird. Dass auf die Kernkompetenzen Erschliessen und Recherchieren ein grösseres Gewicht gelegt wird, ermöglicht später eine Berufstätigkeit in allen drei Bereichen. Dies erweitert die berufliche Mobilität.»
Trotzdem scheint in der Bibliothekswelt noch der Diplombibliothekar vorzuherrschen, früher die einzige Ausbildung in dieser Sparte. Und die studierte Historikerin, die in geschichtlichen Dimensionen zu denken und zu bewerten versteht, dominiert im Archivwesen. «Die drei Fachbereiche wachsen immer mehr zusammen, und viele Institutionen übernehmen zunehmend Aufgaben aus den anderen Sparten. Die neuen Ausbildungen auf Stufe Grundbildung und Fachhochschule sind darauf ausgerichtet. In der Szene findet das Umdenken langsam, aber stetig statt», beobachtet Thomas Kiser.
Inzwischen ist man sich auf höchster Ebene nähergekommen: 2008 wurden die Schweizerische Vereinigung für Dokumentation (SVD) und der Verband der Bibliotheken und der Bibliothekarinnen/Bibliothekare der Schweiz (BBS) zum Berufsverband BIS (Bibliothek Information Schweiz) fusioniert. Mit dem Verein Schweizerischer Archivarinnen und Archivare (VSA) gibt es eine enge Zusammenarbeit in der Ausbildung und beim gemeinsamen Newsletter «arbido» (Archiv/Bibliothek/Dokumentation).

Professionalisierung steigert die Nachfrage nach Fachkräften

2005 führten die I+D-Berufsverbände eine Umfrage bei ihren Kollektivmitgliedern durch. Alles in allem ist ein Trend hin zur Professionalisierung der Branche zu beob­achten. Insbesondere hochqualifiziertes ­Personal ist im Markt gefragt. Die 245 befragten Institutionen gaben an, in den Jahren von 2005 bis 2010 einen stark ansteigenden Bedarf von rund 700 Fachleuten zu haben - in erster Linie Spezialistinnen und Assistenten. Diese werden altersbedingt ­ausscheidende BBS-Diplombibliothekare ­ersetzen. Allerdings schliessen pro Jahr im Durchschnitt 60 I+D-Assistentinnen ihre Lehre und etwa gleich viele I+D-Spezialisten ihr Studium ab. Bis 2010 sind aber jährlich nur rund 30 Stellen pro Ausbildungsniveau zu besetzen.
Thomas Kiser gibt zu bedenken, dass die Umfrage nur die klassischen Institutionen, nicht aber die neuen I+D-Fachstellen von ­Organisationen und in der Privatwirtschaft abdecke. «In der Deutschschweiz finden die meisten Abgänger eine Stelle. Weil die ­Romandie jedoch eher zu viele Fachleute ausbildet, haben hier mehr Absolventinnen Mühe bei der Arbeitssuche», so der Ausbildungsdelegierte.
Seit 1998, als die ersten neuen I+D-Ausbildungsgänge anliefen, ist das Interesse des Arbeitsmarktes an den Informations- und Dokumentationsexperten gewachsen. Kiser hat «berechtigte Hoffnung, dass nicht nur die Behörden, sondern auch Industrie und Wirtschaft den Bedarf erkennen». So ist in der Wirtschaft absehbar, dass neue gesetzliche Rahmenbedingungen die Nachfrage nach einem qualifizierteren Handling von Informationen und Daten steigern werden. Bislang sind vor allem kaufmännische Mitarbeitende dafür herangezogen worden. Dies werde sich ändern, so Kiser. Mittler­weile widmen sich auch selbständige Unternehmer mit ihren Teams der professionellen Akten- und Datenbewirtschaftung für KMU und Gemeinden.

Ein Beruf mit Zukunft, ausser in der Medienwelt

Sind die I+D-Spezialistin und der I+D-Assis­tent nun Analytiker, Forscherinnen, Kommunikatoren oder Technikerinnen? «Sie sind aktive Dienstleister mit Betriebswirtfunktion. Kommunikation und Analytik sind dabei nur Teilaspekte», definiert Kiser die zeitgemässe Fachperson I+D. Trotz des wachsenden Marktpotenzials sei das kein Karriereberuf: «Möglich sind eher horizon­tale als vertikale Karrieren, also Spezialisierungen.»
Allerdings gibt es auch I+D-Fachleute, deren Spezialisierung kaum mehr gefragt ist. Jan Gunz arbeitete 20 Jahre lang als Dokumen­talist für Pressetitel wie «Der Bund», «Cash», «Le Nouveau Quotidien» und zuletzt «Facts». «Der Mediendokumentalist stellt Dossiers zusammen, damit der Journalist sich schnell einen verlässlichen Überblick verschaffen kann, wenn ein Thema aktuell wird. Er ­übernimmt für ihn den Hauptteil der Vor­recherche, meist unter hohem Zeitdruck», beschreibt Gunz seine einstige Arbeit. Zu ­Beginn seiner Tätigkeit sei dies ausschliesslich in Papierform geschehen, später computergestützt auf Mikrofichen und schliesslich im Volltext am PC. Nachdem Ringier, Tamedia und SRG in den Achtzigerjahren das Projekt der digitalen Schweizerischen Mediendatenbank (SMD) lanciert hatten, war das Schicksal der Mediendokumentalistinnen und -dokumentalisten besiegelt, so Gunz. Heute würden die meisten Journalisten von A bis Z selbst recherchieren.
Doch die professionelle Bewirtschaftung von Informationen hat eine gute Konjunktur, darüber sind sich Insider einig. Archivleiter Walter Dettwiler ist überzeugt: «Das Informationsmanagement wird aufgrund der Menge der Information, der Diversität der Informationsträger und der quanti­tativen und qualitativen Entwicklung der Informationsbedürfnisse immer anspruchsvoller.»